Po co Kierownikowi Projektu linijka?

“Linijka”. Niby prosty przedmiot pozwalający zmierzyć “coś”! Ale czy na pewno prosty? Czy posługiwanie się NIM na pewno jest takie łatwe jak się wydaje? No i jak w tym kontekście odnaleźć ma się Kierownik Projektu?

Wiele osób za główny atrybut Project Managera przyjmuje wykres paskowy (wykres Gantta). To Kierownik Projektu jest znawcą i MISTRZEM tego tematu. Zależności, następniki, relacje między zadaniami, różnice między czasem wykonania zadania a pracą, ŚCIEŻKA KRYTYCZNA, MS Project. Czasami temat bywa bardziej skomplikowany: “rzuty z góry”, “RoadMapy” z najważniejszymi działaniami, “kamienie milowe” lub “główne produkty”.
Większość osób, jednak chce znać tylko jeden parametr NA KIEDY? No może dwa: NA KIEDY? i ZA ILE? 🙂

Ale gdzie tu miejsce na linijkę?

Linijka występuje tu w trochę w innym kontekście/znaczeniu. Właściwie jest synonimem działania Project Managera na wielu polach i obszarach gdzie tych pomiarów dokonuje. Często MS Project to tylko odzwierciedlenie tych pomiarów i wizualizacja uzupełniona o dane statystyczne wydajności projektu. A gdzie szukać pomiarów?
Już początek projektu, samo rozpoczęcie działania pokazuje przestrzeń do mierzenia. Niczym krawiec z centymetrem krawieckim z linijka winien powitać Project Managera “Biznes” (przez wielkie B). “Biznes” niosący w darach działanie jakim jest Projekt. Czemu? Przecież po zakończeniu projektu, dobrze by było zmierzyć wyniki osiągnięte przez projekt. Wynik zmierzony nie dostarczonymi produktami projektu, zrealizowanymi pracami, ale efekty produktów, które pojawiły się np. na rynku. Przyniosły korzyść firmie (organizacji).
Trudne. Wiem. Nie raz widziałem jak boleśnie i z mozołem definiowane są miary, cel dla projektu. Jak ciężko wskazać korzyść biznesową. Trudne jest także przeliczenie jej (korzyści biznesowej) na złotówki lub inna walutę. Jeszcze trudniejsze podpisanie się pod wynikiem, wzięcie za niego odpowiedzialność i na koniec rozliczenie.
Trudne. Ale warte wysiłku. Koniecznie musimy pamiętać, że będzie to miara do której Kierownik Projektu będzie się odwoływał w trakcie realizacji projektu. Będzie proponował rozwiązania, aby projekt zrealizować w przewidzianym czasie i budżecie, a najlepiej jeszcze jak najbardziej efektywnie i z wysoką jakością. Mamy wiec pierwszy element do pomiaru cel albo uzasadnienie biznesowe.

Czy to wszystko? Nie, oczywiście, że nie.

Po ustaleniu celu przychodzi pora na inne parametry projektu: zakres, czas no i budżet. Między nimi ksząta się niechciana jakość, która tylko powiększa … parametry. Jest znowu coś do mierzenia. 🙂
Ale linijka może mieć także inne funkcje. Jak lizak pana Policjanta, albo drogowskaz stojący przy drodze, czasem nawet wielka tablica na autostradzie (jak pracujemy zwinnie i szybko) linijka może być wykorzystana niczym wskaźnik – właściwego kierunku dla całego zespołu realizującego. Przy okazji pokazujący parametry do osiągnięcia czyli dwa w jednym.

Kierownik Projektu ma wyznaczać kierunek prac, ma pomagać zespołowi podejmować niezbędne decyzje (lub podejmować je samodzielnie) w zakresie parametrów, w których ma decyzyjność. Musi umieć je zmierzyć, zorientować się co do ich bieżącej wartości i umieć przekazać tę informację do zespołu. Zatem standaryzacja na tym poziomie jest potrzebna. Powinniśmy wspólnie wiedzieć jaka to linijka.

Wątek trzeci. Linijka czy linijki?

Linijki, zdecydowanie linijki i to jeszcze po przeszkoleniu całego zespołu projektowego z szanownym Komitetem Sterującym na czele. Bo ważne jest, że na pewno mamy wszyscy te same miary, tę sama dokładność linijki, tę samą skalę i długość (aby nie zabrakło przedziału pomiarowego). Na koniec, że przykładamy ją z tej samej strony. Ważne. Linijka ma być dla nas narzędziem komunikacji, a odczytane pomiary mają wszystkim mówić o tym samym i nie pozostawiać miejsca na nadinterpretację. Jeden metr to jeden metr jak wzorzec w Sevres. 🙂

Na koniec ostatnia funkcja linijki …

… trochę podobna do kija: motywator. A co, można komuś dać po łapach jak coś spsoci. 😉 Można, ale ja nie polecam. Wolę marchewkę, pochwałę i feedback bo to buduje i motywuje zespół, pokazuje kierunek i oczekiwaną jakość prac. Więcej kosztuje, czasu i energii ale efekty na końcu są lepsze, a zespół chętniej współpracuje i działa w kolejnych projektach. Może zamiast linijki-kija raczej należało by powiedzieć linijka-szabla do codziennej, wytężonej i zwycięskiej walki na polu projektowym. Tak. To brzmi zdecydowanie lepieje.
Zatem drodzy Project Managerowie i szeroko pojęty Biznesie – zapraszam na wycieczkę do sklepu papierniczego i zakup kilku sztuk linijek. Dla powodzenia Waszych i Naszych projektów!